Collega’s vanuit vertrouwen laten starten met een nieuw ERP-systeem

Eerst de mensen, dan de technologie

Nedap bestaat al sinds 1929. De naam is een samentrekking van Nederlandse Apparaten Fabriek. Het bedrijf transformeerde van een maakbedrijf naar een toonaangevende ontwikkelaar van Digital Twin-oplossingen. Nedaps oplossingen verbinden de fysieke en digitale wereld. Daarnaast bieden ze real-time inzichten en automatisering voor markten als healthcare, retail, livestock en security. Wat je van mensen leert, is voor Nedap de basis voor hun ‘Technology for Life’. Vandaar hun motto: eerst mensen, dan de technologie. Dat is ook de reden waarom ze al jaren samenwerken met Mprise, oftewel het huidige Axelio Academy.

ERP vanuit de cloud

Jeroen Oostewechel is als IT-manager bij Nedap verantwoordelijk voor alle bedrijfsprocessen op het gebied van automatisering. Zowel op het hoofdkantoor in Groenlo als bij de andere internationale vestigingen. “In totaal hebben we zo’n 1.100 medewerkers. Zij moeten overal in de wereld kunnen werken, zoals hier in Groenlo. Of je nu een R&D-developer bent die een 3D CAD-model voor een product maakt, of een gebruiker van ons ERP-systeem”, licht hij toe.

24/7 inzicht wereldwijd

“Ons ERP-systeem gaan we nu in de cloud onderbrengen”, gaat Jeroen verder. “Hierdoor worden de internationale vestigingen van Nedap één geïntegreerd bedrijf. Daarnaast wordt het zo voor ons mogelijk om meer gegevens uit te wisselen tussen bedrijfsonderdelen. Én we kunnen hierdoor heel gemakkelijk consolideren over verschillende vestigingen heen. We hebben straks dus 24/7 actueel inzicht in hoe Nedap ervoor staat.”

Ondernemersdynamiek begrijpen

De IT-manager is ervan overtuigd dat het team van Axelio Academy hen de overstap naar Microsoft 365 F&O net zo vloeiend gaat helpen verlopen als ze dat deden bij eerdere migraties. “Axelio is namelijk een partij die tijd in je investeert als klant en die de dynamiek begrijpt van het ondernemerschap bij Nedap. Ze kijken vooral naar wat je nodig hebt om een ERP-implementatie succesvol te laten verlopen. Als dat het opleiden van je eigen mensen is, zorgen ze daarvoor. Nadat een softwareoplossing beschikbaar komt, ben je er namelijk nog niet.”

Internationale systeemmigratie

De overstap naar F&O gaat gefaseerd. Jeroen: “Als eerste ging onze vestiging in Hongkong live. Een kleine vestiging, om de proef op de som te kunnen nemen. Een aantal maanden later gaat Groenlo ook over.” Voor de implementatie van Microsoft Dynamics 365 F&O traint Axelio Academy de key users en applicatiebeheerders binnen Nedap. “Vervolgens nemen zij als kernteam het stokje over”, benadrukt Jeroen.

Voordeel train-de-trainerprincipe

Het mooie van deze aanpak is volgens Jeroen dat hun eigen kernteam het project mee helpt bouwen. “Wij vinden het belangrijk dat al onze mensen begrijpen hoe deze oplossing voor ons gaat werken en dat ze er zelfstandig mee uit de voeten kunnen. We weten uit ervaring dat dit het beste werkt. Alleen als je dingen zelf begrijpt, kun je in onze ogen echt een goede oplossing neerzetten voor een klant. Mocht het kernteam toch ergens niet uitkomen, dan kan het met opleidingsvragen altijd terugvallen op Axelio. De lijnen zijn zo kort dat contact zoeken gemakkelijk gaat. Ook een sessie in het Engels is zo geregeld.”

Vertrouwen kweken

Naast de betrokkenheid is Jeroen te spreken over de kennis en ervaring van de trainers van Axelio Academy. “Ze zijn altijd bereid om met je mee te denken, zonder dat het direct gaat om omzet maken. Ze weten bovendien hoe je theorie praktisch toepasbaar maakt. En dat is maar goed ook, want we zijn hier wars van trainers die een theorieboekje voorlezen.” Volgens Jeroen zie je dat tijdens een training van Axelio Academy nooit. “Ze laten zien dat ze begrijpen hoe het hier in de praktijk werkt en waar wij software voor willen gebruiken. Daardoor zie je onze mensen ook met vertrouwen uit een training komen.”

Alleen maatwerk waar het telt

Niet alleen voorafgaand aan de implementatie, ook gedurende de migratie naar een nieuw systeem komt voor Nedap de kennis van het team van Axelio Academy van pas. “Als implementatiepartners ons teruggeven ‘zo doen we dat nu eenmaal’, kloppen we bij Axelio Academy graag aan voor een second opinion. Dan merk je dat ze zaken daar meer bekijken vanuit de praktijk en kunnen bouwen op brede kennis vanuit het veld. Zo wilden we ons ERP-systeem in het verleden graag maximaal op maat configureren, zodat iedereen er fijn mee kon werken. Axelio wees ons er toen op dat je tegenwoordig beter zo dicht mogelijk bij de standaardoplossing kunt blijven. Dat verbetert de schaalbaarheid, maar ook de wendbaarheid van je organisatie. Bovendien blijven data dan optimaal inzetbaar voor AI. Daardoor hebben we nu een systeem met alleen maatwerk waar het telt”, aldus Jeroen.